Propojená škola: integrace systémů šetří čas a plní zákonné povinnosti

Digitalizace školy neznamená pouze pořízení elektronické spisové služby, ale především vytvoření provázaného ekosystému, kde data proudí mezi jednotlivými agendami bez nutnosti jejich ručního přepisování. To má smysl nejen z hlediska úspory práce, ale i z pohledu nových legislativních požadavků. 

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, v § 63 odst. 5 totiž nově zavádí a definuje pojem samostatná evidence dokumentů. Pro školy to znamená, že i dokumenty vedené v systémech mimo spisovou službu (například v účetnictví či personalistice) musí splňovat přísné nároky na evidenci a dlouhodobé uchovávání. Nejjednodušší cestou, jak tyto zákonné požadavky naplnit, je právě automatizovaná integrace těchto evidencí s centrální spisovou službou. 

Velkým usnadněním pro školy je fakt, že společnost Gordic dodává nejen atestovanou spisovou službu GINIS, ale i navazující moduly pro účetnictví, mzdy a personalistiku. Všechny tyto nástroje spolu mohou spolupracovat jako jeden celek. Pokud je například mzdový list nebo účetní doklad automaticky předán do spisové služby k zaevidování, personálu odpadá nutnost dokumenty ručně přenášet či duplicitně zapisovat. Vše probíhá plynule, bezpečně a v plném souladu se zákonem. 

Stejně zásadní je propojení se školskými systémy, jako jsou Bakaláři či Edookit. Tyto platformy jsou srdcem pedagogické administrativy, spravují klasifikaci, docházku i komunikaci se zákonnými zástupci. Díky budované integraci se spisovou službou GINIS SSD Education mohou školy dokumenty generované v těchto systémech (např. rozhodnutí o přijetí či vysvědčení) odesílat přímo do datových schránek, digitálně je podepisovat a následně bezpečně archivovat. 

Tato provázanost není jen technickým detailem, ale především obrovskou úsporou práce. Eliminuje se chybovost vznikající při ručním přepisování údajů a zrychluje se oběh informací uvnitř školy. Pedagogové a administrativní pracovníci tak tráví méně času u počítače vyplňováním tabulek a mohou se více věnovat podpoře vzdělávání, zatímco systém se postará o to, aby byla každá písemnost správně zaevidována a uložena.