Nečekejte na poslední chvíli. Nová spisová služba mění pravidla hry

Digitalizace veřejné správy vstoupila v roce 2025 do zásadní fáze. Povinnost provozovat elektronickou spisovou službu (eSSL) v souladu s novou legislativou představuje největší proměnu výkonu spisové služby za posledních dvacet let. Nejde přitom pouze o výměnu softwaru, ale o komplexní změnu procesů, metodiky i každodenní práce tisíců zaměstnanců veřejnoprávních organizací. 

Pro obce, města, kraje i jimi zřizované organizace je zásadní informací, že na trhu již existuje řešení elektronické spisové služby, které úspěšně prošlo atestací podle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. První platný atest v České republice získalo řešení GINIS společnosti Gordic, které v rámci náročného procesu atestace splnilo veškeré legislativní i technické požadavky Ministerstva vnitra. 

Pro samosprávy, které musí nejpozději do 1. ledna 2027 nasadit elektronickou spisovou službu, to znamená zásadní výhodu – už dnes mají k dispozici prověřené řešení, o které se mohou opřít při plnění zákonných povinností i při plánování interních změn. 

Pro samosprávy je atest jistotou 

Od 1. července 2025 už nesmí dodavatelé nabízet veřejnoprávním původcům neatestované systémy spisové služby, přičemž stávající řešení lze provozovat pouze přechodně. Od 1. ledna 2027 musí obce, města, kraje i jejich organizace pracovat výhradně s eSSL odpovídající nové legislativě. Některé menší subjekty mají sice výjimku z povinnosti používat atestovaný systém, nikdo však nemá výjimku z povinnosti provozovat spisovou službu v souladu se zákonem. 

„Atest je oficiálním potvrzením, že daný systém eSSL splňuje vše, co má ze zákona splňovat. Pokud si tedy původce, který nemusí provozovat atestovanou eSSL, pořídí systém s atestem, může si být jistý, že tento splňuje vše, co legislativa vyžaduje. Tato jistota se neopírá jen o prohlášení výrobce, ale opírá se o atestaci České agentury pro standardizaci, nezávislého atestačního střediska Ministerstva vnitra České republiky,“ říká hlavní metodik spisové služby Miroslav Čejka ze společnosti Gordic. 

Nová spisovka není jen nový software 

Řada samospráv stále podceňuje rozsah nutných změn, přitom přechod na řešení odpovídající nové legislativě není jen technickou záležitostí. 

„Naplnění požadavků nové legislativy rozhodně nespočívá jen v instalaci nového softwaru. Hlavní podstatou je, aby původce změny reálně promítnul do interních procesů organizace. Nejprve je nutné zmapovat, jak daná organizace pracuje, protože činnosti často vyplývají spíše z nepsaných zvyklostí než ze Spisového řádu,“ upozorňuje Čejka. 

Teprve poté následuje úprava interních postupů, aktualizace Spisového řádu a systematické školení zaměstnanců. Změny se přitom týkají nejen samotného zpracování dokumentů, ale celého jejich životního cyklu – od přijetí dokumentu na podatelně přes jeho zpracování až po ukládání a skartační řízení.  

Důležité je myslet i na zřizované organizace 

Spisová služba nebývá izolovaným systémem. Veřejnoprávní původci často provozují řadu dalších systémů, jako jsou informační systémy pro školy, sociální služby nebo zdravotnická zařízení, které rovněž pracují s dokumenty a musí se nové legislativě přizpůsobit. 

Právní jistota pro úřad i občany 

Atestované řešení spisové služby přináší samosprávám i konkrétní právní a provozní přínosy. Garantuje, že dokumenty vedené v takovém systému mají prokazatelnou integritu, jsou opatřeny auditní stopou a zůstávají dlouhodobě čitelné a ověřitelné – což je zásadní při kontrolách, správních řízeních či případných soudních sporech. 

Díky těmto atributům mohou organizace výrazně snížit riziko sankcí a jiných právních následků, protože používají řešení, jehož shoda se zákonnými požadavky byla nezávisle ověřena a potvrzena. 

První atest v ČR jako konkrétní pomoc samosprávám 

Skutečnost, že na trhu je již k dispozici atestované řešení GINIS od společnosti Gordic, umožňuje obcím, městům a krajům začít s přechodem na elektronickou spisovou službu odpovídající nové legislativě bez zbytečných odkladů. S blížícím se termínem 1. ledna 2027 je právě čas jedním z klíčových faktorů úspěchu. 

Podle Miroslava Čejky je nyní klíčové nečekat – organizace by se měly důkladně seznámit s legislativními změnami, zmapovat skutečný stav svých procesů, identifikovat potřebné úpravy procesů a je podporujících informačních systémů. Teprve poté je možné aktualizovat Spisový řád a proškolit zaměstnance.  

Povinnost provozovat spisovou službu v souladu s novou legislativou však není jen administrativní zátěží, představuje příležitost k modernizaci vnitřního fungování, zvýšení bezpečnosti práce s dokumenty a posílení právní jistotu vůči občanům.