Proč bychom měli k evidenci dokumentů používat spisovou službu?

Spisová služba zajišťuje evidenci dokumentů a podporuje důvěryhodnost institucí, na které se společnost spoléhá. V digitální éře však čelíme výzvám – dokumenty rychle zastarávají a ztrácí čitelnost. Udržení historie v době digitální revoluce vyžaduje nejen nové technologie, ale i naši odpovědnost za pečlivou evidenci a následnou archivaci pro budoucí generace.

Pod pojmem spisová služba se obecně rozumí evidence všech dokumentů podle určitých legislativních pravidel. Každá organizace, škola, instituce atp. existuje z nějakého předem jasného důvodu a s konkrétním cílem. Její činnost tedy musí být nejen jednoznačně definována, ale musí být také doložitelné, že dělá právě to, co má, vykonává to správným způsobem, postupem a transparentně. A toto vše musí být dokladovatelné po poměrně dlouhou dobu.

Jako občané přirozeně očekáváme, že i po mnoha letech bude možné dohledat naše vlastnictví ke svému domu, správné podklady pro výpočet mého důchodu nebo doklad o absolvování určité školy. Každý z těchto výstupních dokumentů se však opírá o prokázání správného úředního postupu v množství dílčích úkonů.

Vysoká míra důvěry v instituce je jedním ze základních pilířů fungování celé společnosti. Ta však není samo sebou. Lidská civilizace zatím nevymyslela efektivnější zpětně prokazatelnou komunikaci, než je tvorba a výměna jednoznačných a podepsaných dokumentů. Proto právě důsledná evidence dokumentů – tedy spisová služba, je hlavním nástrojem průkaznosti správné činnosti každé instituce. A tím je i jedním z klíčových kamenů, ze kterých se skládá důvěryhodnost a stabilita celé společnosti.

Od doby papírové k digitální revoluci

Tuto velmi důležitou úlohu spisové služby si uvědomovali už i naši předchůdci hluboko v minulosti. Snahy o průkaznou evidenci dokumentů se objevují vždy s příchodem stabilních etap naší historie a uvadají v dobách chaotických. Za dlouhá staletí jsme se již naučili pracovat s papírovými dokumenty. V současné době se ale nacházíme uprostřed digitální revoluce, která přináší obrovské změny, na které se musíme adaptovat v extrémně krátkém čase. Snaha o zachování stovky let důvěrně známého „starého dobrého“ světa jsou stejně nereálné, asi jako byla snaha zachovat koňské povozy před příchodem automobilů.

Musíme si však všichni vzít ponaučení z překotného a bohužel i nezodpovědného vývoje posledních let. První digitální dokumenty, vzniklé zhruba před 30 lety, jsou dnes již nečitelné. Důvody jsou technologické i lidské – v euforii z úžasného vývoje mnoho lidí neřešilo tzv. zpětnou kompatibilitu digitálních dokumentů, ale především docházelo k jejich masivnímu ignorování, protože si na ně „nemohu sáhnout“, a tudíž mne evidenčně nezajímají, nevím, co s nimi. Prošli jsme si obdobím, ve kterém naše civilizace v některých oborech bohužel nezanechala velmi důležitou informační stopu pro budoucnost. „Možná je to tak lepší“, naučili jsme se sarkasticky odpovídat, abychom si nemuseli připustit, že jsme si tím do budoucna přivodili velký problém.

Iluzí by tedy bylo očekávat, nebo dokonce požadovat, aby se překotný rozvoj zastavil. Nelze ani alibisticky předpokládat, že pouze archiv je zodpovědný za uchování paměti národa. Pokud však ty správné dokumenty archivu nepředáme k uložení, přestávají existovat. A proto musíme každý z nás převzít svoji část zodpovědnosti a přispět k budování společné historie i v dnešním překotném digitálním světě. Zodpovědnost za budování a udržení stabilní a důvěryhodné společnosti, ve které chceme žít.

Autor: Ing. Miroslav Čejka