Spisová služba

Spisová služba
GINIS SSD EDUCATION

Nová povinnost je současně i příležitostí


Školy budou povinny vést spisovou službu v elektronickém systému spisové služby (eSSL). Řada rutinních činností může být díky moderní elektronické spisové službě automatizována a pracovníkům škol ubydou starosti s administrativou. Prostřednictvím systému je možné obsluhovat datovou schránku, díky propojení s ekonomickými agendami se zjednoduší správa a následná skartace ekonomických dokladů. Poradí si snadno i s elektronickými podpisy a dalšími náležitostmi práce s digitálními dokumenty podle evropského nařízení eIDAS.

Nabídka elektronické spisové služby od firmy Gordic v edici pro školská zařízení splní veškeré nároky na aktuální legislativu i jednoduchost provozu. Podívejte se na ukázku práce v programu a ujistěte se, že GINIS SSD obsahuje veškeré potřebné funkcionality.

Ukázka programu

Funkcionalita

Ve videu si můžete prohlédnout základní funkce programu GINIS SSD, jako je centrum notifikací, změnu velikosti písma, vyhledávání či práci se seznamem.

Práce s datovou schránkou

V tomto videu ukazujeme příjem el. dokumentu přes Datovou schránku a její evidenci v eSSL.

Práce se šablonami

Zde si můžete prohlédnou tvorbu vlastního el. dokumentu a práci se šablonami. Ukázka obsahuje také el. podepisování.

Více ukázek

Legislativní povinnosti splněny


Přijetím zákona DEPO a novelizací archivního zákona se již brzy zruší možnost vedení spisové služby v listinné podobě. Tento proces musí probíhat v souladu s požadavky řady dalších právních předpisů, upravujících zejména zpracování a ochranu osobních údajů, provoz informačních systémů veřejné správy či kybernetickou bezpečnost. Už z tohoto výčtu je zřejmé, že školy nečeká pouhá výměna listin za digitální dokumenty. Cílem změn je postupný přechod k výkonu působnosti v elektronických systémech.

Řešení GINIS SSD je vyvinuto a udržováno ve shodě s platnou legislativou a současně je průběžně certifikováno na soulad s požadavky národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). Společnost Gordic je plně připravena atestovat GINIS SSD v aktuální distribuční verzi, jakmile bude možnost atestace dostupná.
261/2021

zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (DEPO)

499/2004 Sb

změna zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě

NSESSS

požadavky NSESSS (národní standard)

eIDAS

evropské nařízení eIDAS

GINIS a školský systém Bakaláři

Spisová služba GINIS, pokrývající všechny základní potřeby současných školských zařízení, je šitá na míru školám a školkám hledajícím moderní řešení, které jim umožní spravovat své dokumenty v jednoduchém a uživatelsky přívětivém prostředí webové aplikace. Nyní je napojena na nejpoužívanější školský systém Bakaláři.

V současnosti je mezi spisovou službou a školským systémem kromě samotného předávání dokumentu řešena především oblast přijímacího řízení. Veškeré dokumenty z této agendy jsou v digitální podobě a není třeba žádné papíry tisknout, složitě přiřazovat a fyzicky odesílat. Elektronické podání přihlášky zaeviduje spisová služba do spisu. Jedním tlačítkem se dokument vypraví do systému Bakaláři, kde s ním lze dále pracovat.

Například vytvořit novou kartu uchazeče, zaevidovat dokument k již existujícímu uchazeči, spravovat rozhodnutí o přijetí, zadat odeslání zásilky odesílateli aj. Veškeré další kroky se na pozadí evidují zpět do spisové služby. Dokument je ve spisové službě uložen a předán k archivaci.

Digitálně a přehledně


Škola ke svému digitálnímu fungování potřebuje více než spisovou službu. Aby byly všechny činnosti administrativních pracovníků přehledné a efektivní, je nutné mít nastavené interní procesy. Ty lze jednoduše realizovat s nástroji od firmy Gordic. V nabídce najdete řešení pro ekonomické agendy, personalistiku, mzdy, kybernetickou bezpečnost i propojení spisové služby s dalšími školskými systémy.
Například díky propojení eSSL a ekonomiky GINIS se došlá faktura, smlouva nebo objednávka eviduje pouze jednou a po zpracování jsou tyto doklady v eSSL uloženy až do řádného skartačního řízení. Odpadá tak duplicita činností.


Komunikace s kolegy i studenty pomocí nástrojů Microsoft 365 a provoz spisové služby v cloudu Azure je pomyslným vrcholem pohodlné práce na vaší digitální škole.

Školení

Spisová služba

V nabídce firmy Gordic najdete také řadu specializovaných školení, vč. kurzů práce se spisovou službou.

Přehled školení
Webináře

Pokud stále váháte, prohlédněte si webinář, který jsme o naší spisové službě připravili pro vedení a pracovníky škol.

Webinář ke zhlédnutí
Bezpečnost

Bezpečnost by měla být prioritou. Víte, že nejčastějšími terči kybernetických útoků jsou zaměstnanci?

Školení KYBEZ

Nejčastější otázky a odpovědi

Můžeme očekávat metodickou podporu?

Každý rok se vydává aktualizovaná metodika spisové služby. O legislativních novinkách vás dále informujeme na tomto webu, případně si můžete přihlásit odběr e-mailových zpravodajů. Dostupný je také metodický portál, který je nabitý legislativními novinkami. Naleznete ho zde: https://www.gordic.cz/podpora/metodika

Kolik vaše spisová služba stojí?

Cena je závislá zejména na počtu uživatelů a na tom, zda si chcete licence koupit nebo pronajmout (software jako služba). V obou případech mají druhý a každý další uživatel výraznou slevu na balíček potřebných funkcionalit. Cena nasazení spisové služby (jednorázová) se pohybuje kolem 10 tis. Kč bez DPH. Měsíční poplatek za pronájem cloudového prostření, poskytnutí licencí, jejich legislativní a technologickou údržbu a také poskytování základních služeb podpory se pohybuje v nižších jednotkách tisíc korun.

Bude spisová služba v souladu s aktuálními legislativními požadavky?

GINIS SSD je vyvinut a udržován ve shodě s platnou legislativou a současně je průběžně certifikován na shodu s požadavky národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). Spisová služba bude také atestována.

Je program integrován se systémem Bakaláři?

S firmou Bakaláři máme podepsané memorandum o spolupráci, na které intenzivně na obou stranách pracujeme. Naším cílem je spustit pilotní projekt integrace na vybraných školách v září 2022 a v roce 2023 řešení již zpřístupnit ostatním zákazníkům. Spolupráce by měla odstranit duplicity činností a evidencí a propojit systémy do jednoho fungující celku.

Jak postupovat, abychom spisovou službu získali?

Nejjednodušší cestou je vyplnit poptávkový formulář, který naleznete na konci této stránky. Pro žádost o nacenění spisové služby pro vaši školu lze napsat také přímo na edu@gordic.cz. Pokud již některý z produktů Gordic vlastníte, obraťte se na svého obchodně-servisního pracovníka.

KONTAKTNÍ FORMULÁŘ

Napište nám​