Spisová služba GINIS SSD Education: jistota pro ředitele škol v době digitalizace

Každý nový úkol je příležitostí k růstu. Inspirativní motto, které lze vztáhnout i na nadcházející změnu, jež školy čeká v podobě povinnosti přejít na elektronické vedení administrativní agendy. Nejpozději do 1. ledna 2027 musí všechny základní a střední školy nahradit listinnou podobu spisové služby její digitální verzí. Tato změna přináší nejen nové povinnosti, ale především možnost, jak zpřehlednit, zrychlit a zjednodušit administrativní procesy ve škole.

 

Na rozdíl od úřadů nemají školy povinnost používat atestovanou elektronickou službu (eSSL). Tuto výjimku získaly při poslední novelizaci zákona č. 499/2004 Sb. To ale neznamená, že si mohou vybrat libovolné řešení. Každá škola musí provozovat systém, který splňuje všechny požadavky tohoto zákona, vyhlášky č. 259/2012 Sb. i Národního standardu pro elektronické spisové služby (NSESSS). A tato kritéria nemusí systémy bez atestu splňovat, ačkoliv jejich dodavatelé budou tvrdit opak. Atestovaná eSSL nepředstavuje jen splnění formální povinnosti, ale především záruku, že systém je bezpečný, legislativně platný a dlouhodobě udržitelný.

Digitalizace jako příležitost

Legislativní povinnost je jen začátek. Skutečným důvodem, proč školy eSSL potřebují, je rostoucí míra digitalizace procesů vzdělávacího systému. Vznikají nové aplikace, které generují elektronické dokumenty – od přihlášek přes rozhodnutí o přijetí až po různé formuláře, o které se lze správně postarat pouze prostřednictvím elektronické spisové služby. Typickým příkladem systému, který generuje elektronické dokumenty, s nimiž musí škola dále nakládat podle pravidel spisové služby, je Digitální přihlašovací systém (DIPSY). Už druhým rokem z něj přicházejí do škol elektronické přihlášky, rozhodnutí a další dokumenty, které je potřeba nejen uložit, ale také ověřit jejich formát a podpisy, zpracovat v rámci skartačního řízení a evidovat přístupy k nim podle požadavků GDPR. Každé zobrazení dokumentu je totiž zpracováním osobních údajů, které musí být doložitelné. Tento trend bude dále sílit s plnou účinností zákona č. 12/2020 Sb., který rozšiřuje digitální agendy i v oblasti školství. eSSL se tak stává nejen nutností, ale základním nástrojem moderního řízení školy.

Když školní systém nestačí

I školní informační systémy (ŠIS), jako jsou například Bakaláři, dnes vytvářejí množství dokumentů, které je nutné správně evidovat a archivovat. Tyto systémy však nejsou určeny ke správě dokumentů podle zákona o archivnictví a spisové službě, takže část dokumentů často zůstává mimo oficiální evidenci. I proto je nezbytné zavést elektronickou spisovou službu (eSSL) a ideálně takovou, která je s používaným ŠIS přímo propojena. Příkladem takového řešení je spisová služba GINIS SSD Education od společnosti Gordic, která zajišťuje nejen správu dokumentů v plném souladu s legislativou, ale díky možnostem integrace například s platformou Bakaláři a dalšími výrazně zjednodušuje přijímací řízení i evidenci rozhodnutí.

Podpora vedení školy, administrativy i učitelů

Systém eSSL není jen nástroj pro sekretariát. Je to páteřní systém školy, který propojuje práci ředitele, administrativy, učitelů i dalších pracovníků. Díky automatizaci procesů, elektronickému podepisování a evidenci všech administrativních kroků výrazně šetří čas, zajišťuje přehlednost a snižuje riziko chyb. Pro ředitele to znamená především větší kontrolu nad procesy, vyšší bezpečnost dat a jistotu souladu s legislativou.

Digitalizace jako součást širší infrastruktury školy

Nasazení eSSL je jen jedna část celkové transformace. Školy dnes potřebují komplexní digitální infrastrukturu, která propojí spisovou službu, ekonomický a personální systém, portál školy i další nástroje do funkčního celku. Při výběru eSSL je tak důležité zvolit dodavatele, který nabízí školám nejen software, ale mimo jiné i služby implementace, možnost provozu v cloudu a dlouhodobou podporu.

Atestovaná jistota

GINIS SSD Education vychází z osvědčeného systému GINIS, který je standardem v české veřejné správě, přičemž je prvním systémem na trhu, který aktuálně prochází procesem atestace. Jako atestované řešení splňuje všechny legislativní požadavky a díky certifikaci na úroveň bezpečnosti BU3 – nejvyšší možnou úroveň bezpečnosti ve státním Katalogu služeb Cloud Computingu – zaručuje maximální ochranu dat, spolehlivost i dlouhodobou udržitelnost správy dokumentů. Pro školu to znamená jistotu spolehlivého a bezpečného řešení, plně ověřeného a připraveného na další etapy digitalizace.