Spisová služba GINIS SSD Education zjednodušuje chod škol

Každý nový úkol je příležitostí k růstu. Inspirativní motto, které lze vztáhnout i na nadcházející změnu, jež školy čeká v podobě povinnosti přejít na elektronické vedení administrativní agendy. Nejpozději do 1. ledna 2027 musí všechny školy nahradit listinnou podobu spisové služby její digitální verzí.

Řady šanonů, nekonečné vyplňování formulářů nebo dokonce hledání ztracených dokumentů – tak ještě i dnes vypadá administrativa v některých školách, přičemž slovo papírování vyvolává ve většině lidí spíše frustraci než pocit dobře odvedené práce. Mnoho škol dnes již eviduje své dokumenty v elektronické spisové službě, některé školy však spisovou službu vedou stále ve formě listinné, což s sebou může nést určité riziko chyb při zpracování dokumentů nebo riziko jejich ztráty. To se má brzy změnit. Od roku 2027 budou povinny vést spisovou službu všechny základní a střední školy výhradně v elektronické podobě. Tato změna ale představuje nejen povinnost splnit legislativní požadavky, ale přinese především zjednodušení procesů, efektivnější správu dokumentace a významnou úsporu času zaměstnancům škol na mnoha úrovních.

Pro ředitele, sekretářky i učitele

Digitalizace spisové služby zásadně změní zavedené postupy a odstraní zbytečné kroky, které dosud komplikují administrativní chod škol. Už nebude docházet k situacím, kdy se dokument přijatý digitálně tiskne, aby mohl být zaevidován pod číslem jednacím ve spisové službě a založen do šanonu. Celý proces bude probíhat výhradně elektronicky, což nejen ušetří papír a čas, ale také eliminuje riziko chyb spojených s manuálním přepisem či nesprávným zařazením dokumentů.

Vedení škol často vnímá spisovou službu jako nástroj určený především pro pracovníky sekretariátů, což je mylná představa. Ve skutečnosti jde o páteřní systém školy s významem nejen pro ředitele a ekonomicko-administrativní pracovníky, ale také pro pedagogy a další zaměstnance školy, kteří pracují s dokumenty. Mezi jeho hlavní přínosy patří komplexní digitalizace všech školních dokumentů v rámci jejich celého životního cyklu včetně elektronického podepisování, což s sebou nese výraznou úsporu času při jejich správě a archivaci.

Mimo jiné elektronická spisová služba s napojením na školský systém Bakaláři výrazně usnadňuje i proces přijímacích řízení na školy – elektronické podání přihlášek, přidělení registračního čísla uchazeče, správa rozhodnutí o přijetí či nepřijetí i následná komunikace s rodiči mohou probíhat hladce v rámci propojeného školského systému. Digitalizace tak přináší větší přehlednost, vyšší efektivitu a odstranění zbytečné administrativní zátěže jak pro pracovníky škol, tak pro rodiče a žáky.

Spisovka s vazbou na Bakaláře

Unikátní služba pokrývající všechny základní potřeby současných vzdělávacích institucí, včetně plnění zákonných legislativních požadavků, vznikla spojením nejpoužívanějšího informačního systému v české veřejné správě GINIS od společnosti Gordic a školského systému Bakaláři v prostředí cloudu Microsoft Azure. Spisová služba GINIS SSD Education je šita na míru školským zařízením hledajícím moderní řešení, které umožňuje spravovat všechny každodenní agendy školských pracovníků v jednoduché a uživatelsky přívětivé webové aplikaci. Všechny dokumenty mají díky provozu v cloudu dostupné kdykoliv a odkudkoliv, jednoduše, bezpečně a s nižšími nároky na vlastní vybavení.

Napojení spisové služby GINIS SSD Education na nejpoužívanější školský systém Bakaláři pak umožňuje nejen samotné předávání dokumentů, které jsou nezbytnou součástí přijímacího řízení, ale především řeší všechny aspekty řízení od A do Z. Veškeré dokumenty z této agendy jsou pořízeny a archivovány v digitální podobě a není potřeba je tisknout, složitě přiřazovat a fyzicky odesílat a archivovat. Elektronické podání přihlášky se ve spisové službě zaeviduje do spisu a následně se jedním tlačítkem dokument uloží do systému Bakaláři, kde s ním lze dále pracovat. Jednoduše tak lze vytvořit novou kartu uchazeče, zaevidovat dokument k již existujícímu uchazeči, spravovat rozhodnutí o přijetí nebo zadat odeslání zásilky adresátovi apod. Veškeré související kroky se přitom na pozadí evidují zpět do spisové služby, kde je dokument uložen a předán k archivaci.

Modul Přijímací řízení

První řešení digitalizace přijímacího řízení na školy představuje modul Přijímací řízení v aplikaci Bakaláři, který přináší školám revoluční možnost propojení s přední spisovou službou GINIS SSD Education od společnosti Gordic. Mezi hlavní přínosy tohoto propojení patří eliminace duplicitní práce, kdy administrativní pracovníci zadávají data pouze do jednoho systému, a s tím související časová úspora. Řešení je určeno pro střední školy zřízené krajským úřadem, kde je provozováno na technologických centrech, a ostatní střední školy, kde běží v cloudu nebo na vlastní infrastruktuře.

Proč GINIS SSD Education

Gordic je momentálně jedinou společností na trhu, která nabízí integraci spisové služby s aplikací Bakaláři. Někteří dodavatelé sice uvádějí, že mají řešení pro školy, avšak jejich systémy nejsou propojeny se školským informačním systémem, což znamená více manuální práce a větší riziko chyb.

Spisová služba GINIS

Systém GINIS SSD je vyvinut a udržován ve shodě s platnou legislativou a současně průběžně certifikován na shodu s požadavky národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS). GINIS SSD disponuje i atestací pro vysoké školy a metodika spisové služby se každoročně aktualizuje. V případě zájmu o GINIS SSD vyplňte poptávkový formulář na stránkách spisovasluzbaproskoly.cz nebo napište na edu@gordic.cz.