Moderní univerzita 21. století: VETUNI úspěšně používá spisovou službu GINIS Enterprise+

Veterinární univerzita Brno (VETUNI) úspěšně dokončila první rok ostrého provozu spisové služby GINIS Enterprise+ a potvrzuje, že digitalizace může být skutečným přínosem. Nové řešení nejen zefektivnilo každodenní agendu školy, ale zároveň se stalo základem pro moderní, transparentní a pružné fungování celé univerzity.

V červenci loňského roku se na Veterinární univerzitě Brno završil spuštěním produkčního provozu čtrnáctiměsíční implementační proces spisové služby GINIS od společnosti Gordic. Po Vysoké škole polytechnické Jihlava jde o druhou veřejnou vysokou školu, kde bylo stávající řešení GINIS iFIS dceřiné společnosti BBM upgradováno na edici GINIS Enterprise+.

„Vaše podpora byla pro nás klíčová,“ uvádí Tereza Skřepková, metodička spisové služby na VETUNI. „Nestalo se, že byste nám s něčím nepomohli, byli jste ochotni poradit, vyřešit i technicky náročné požadavky, a někdy stačilo jen pár milých slov, abyste nás lidsky povzbudili. Takový přístup je vzácný a hluboce si ho vážíme.“

Nasazení spisové služby je součástí širšího projektu VETUNI pro 21. století, jehož cílem je digitalizace vzdělávací činnosti a studijních agend. Výsledkem je univerzita, která využívá moderní technologie ve prospěch studentů, zaměstnanců i vedení. Díky GINIS Enterprise+ univerzita dosáhla vyšší efektivity, snížení chybovosti a významného zjednodušení práce s dokumenty.

Implementace začala úvodní analýzou a vytvořením on-premise testovacího i produkčního prostředí. Následovala komplexní migrace dat do testovacího prostředí. Náročná byla úprava letitých dat do podoby umožňující migraci a jejich budoucí skartaci či archivaci dle legislativních požadavků, které se v průběhu let mění a zpřísňují. Po důkladném otestování nového systému, kontrole dat a řadě školení byla úspěšně provedena migrace do produkčního prostředí.

Součástí nasazení nové spisové služby byla také integrace nástroje pro zadávání veřejných zakázek E-ZAK a pilotní integrace studijního informačního systému IS/STAG, která se tak stala vzorem pro obdobné projekty na dalších univerzitách, které tento studijní informační systém z dílny Západočeské univerzity používají. V obou případech bylo využito potenciálu rozhraní XRG, která tvoří otevřené integrační rozhraní platformy GINIS. Dále byla provedena integrace ekonomického informačního systému iFIS, kde se díky vzájemnému úsilí podařilo úspěšně plně zautomatizovat obsluhu Registru smluv přes NSESSS.

Univerzita navíc připravila uživatelské manuály a podpůrné materiály dostupné na interním portálu.

„Díky Vašemu profesionálnímu přístupu, technické podpoře a vstřícnosti se nám podařilo úspěšně zavést systém, který nyní plně podporuje naši každodenní agendu,“ doplňuje Tereza Skřepková a zároveň zdůrazňuje vysokou úroveň spolupráce: „Oceňujeme Vaši trpělivost, ochotu naslouchat našim potřebám a především to, že jste nám byli vždy oporou. Těšíme se na další společné kroky, novinky a inovace, které společně v budoucnu vytvoříme.“

Veterinární univerzita Brno tak nejen že úspěšně zvládla technologickou transformaci, ale zároveň ukázala, jak může kvalitně vedená digitalizace zjednodušit a zpřehlednit fungování akademické instituce.