Atestace podruhé – a opět se skluzem

Prvního února nabyl účinnosti Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace, vydaný v návaznosti na § 44 písm. v) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“).  

Byť dokument v souladu s platným zněním zákona popisuje samotný proces atestace a stanovuje i její cenu (489 000,- Kč bez DPH), a je již k dispozici i novelizované znění prováděcí vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, stále chybí to podstatné, aby se proces atestací mohl reálně rozběhnout – finální znění Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen NSESSS) a z něj vycházející atestační kritéria a scénáře. Je proto otázkou, zda bude reálné, aby k zákonem stanovenému datu 1. 7. 2023 mohli první dodavatelé požádat o zahájení posouzení shody jejich spisových služeb s atestačními kritérii. 

Vše tak pravděpodobně spěje k dalšímu posunu termínů. Veřejnoprávní původci včetně škol se tak dostávají do velmi nekomfortní situace. Období, ve kterém si formou veřejné zakázky budou moci vybrat nového dodavatele (pokud neprovozují elektronickou spisovou službu nebo jim stávající dodavatel již oznámil, že svůj produkt nebude atestovat) se tak opět zkrátilo. S ohledem na lhůty, stanovené v dalších právních předpisech (zejména v zák. č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby) je tak vysoce nepravděpodobné, že by se posunul termín povinnosti provozovat atestovanou spisovou službu později než za 31. 12. 2025. 

 Potvrdí-li se avizované změny termínů a atestace bude možné fakticky zahájit až koncem letošního roku, bude mít i Vaše škola na přípravu výrazně méně času. Na vydání atestu je zákonem stanovena základní lhůta tří měsíců, první rozhodnutí o udělení atestu by tak mohla být vydána počátkem příštího roku. 

Odkládat realizaci veřejné zakázky a následné implementace na tento termín však rozhodně nedoporučuji. A to nejen s ohledem na čas potřebný k přípravě veřejné zakázky či souvisejících interních aktů řízení. Hlavní riziko spočívá ve skutečnosti, že během oněch avizovaných devatenácti měsíců lze očekávat, že kapacity dodavatelů atestovaných produktů již mohou být zcela naplněny.  

Zákon sice zněním § 69d, odst. 6 zákona fakticky původcům poskytuje „rok navíc“, tento postup však rozhodně nemohu doporučit. Chyby, způsobené správou dokumentů v neatestovaném systému, by totiž i původce mohly vystavit vážným problémům a v důsledku pak pravděpodobně i riziku sankcí. 

Ani v případě, kdy již provozujete elektronický systém spisové služby, jehož dodavatel se zavázal, že legislativou požadovaný atest získá, nemůžete spoléhat, že Vás změny minou. Atestace totiž v důsledku nezbytně povede ke standardizaci procesů správy dokumentů a některé zažité zvyklosti a nároky na konfiguraci systémů tak již nebudou realizovatelné. V souvislosti s vydáním novelizovaného znění prováděcí vyhlášky a NSESSS proto doporučuji podrobit Vaše procesy spojené se správou dokumentů revizi, ideálně v součinnosti s dodavatelem Vaší spisové služby. 

Samostatnou kapitolou jsou pak integrace, zejména na školní informační systémy. Určitě se vyplatí ověřit si, zda Vámi zvažovaný produkt dokáže zajistit správu dokumentů přijímacího řízení a dalších navazujících procesů. Obdobné je to i s napojením na další provozní informační systémy, zejména personální a ekonomický. 

To vše jsou procesy a postupy, které je vhodné realizovat co nejdříve a zároveň v dostatečném rozsahu a kvalitě. Zákonodárce to totiž opomenul, takže integrační úlohy (s výjimkou rozhraní na státem provozované služby eGovernmentu) totiž nebudou předmětem atestací spisových služeb. Tedy mohlo by se tak teoreticky stát, že sice vysoutěžíte atestovaný systém, nicméně ten Vaše potřeby na správu dokumentů nenaplní. 

Mgr. Vít Cvrček