Připravujete se na digitální formuláře?

Přestože letos v únoru uplynuly již tři roky od nabytí účinnosti zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby (dále jen „Zákon“), jeho implementace zatím příliš nepokročila. I proto se tým Digitální informační agentury, do jehož gesce tato norma přešla z Ministerstva vnitra ČR, této oblasti začal intenzivně věnovat.

Na jednání s dodavateli informačních systémů, které proběhlo na konci srpna 2023, proto opakovaně zaznělo, že jedním z hlavních úkolů veřejné správy je poskytování služeb. Klient, tedy občan řešící některou ze životních situací, by pak měl dostat k dispozici takové nástroje, s jejichž využitím by dosažení potřebného cíle bylo co nejjednodušší a nejefektivnější. Tolik teorie. Jaká je praxe? A bude se to týkat i škol? 

Odpověď na poslední otázku je jednoduchá. V přechodných ustanoveních Zákona se dočteme, že „Škola a školské zařízení poskytují digitální službu pouze u úkonu, u kterého je poskytnutí v digitální podobě vyznačeno v katalogu služeb.“ A těch rozhodně není málo. Jen v rámci agendy Regionální školství (A3082) lze již dnes nalézt víc než padesát iniciačních úkonů, které může klient realizovat v režimu Zákona – tedy distančně formou elektronického podání či jako plnohodnotný digitální úkon s využitím prostředků výpočetní techniky a formuláře, publikovaného na samoobslužném portále poskytovatele služby. A tím je konkrétní škola, jak napovídá i příslušná část Katalogu služeb veřejné správy.

Rozsah digitálních úkonů, jejichž realizaci by školy měly umožnit, je tedy znám, stejně jako datum, ke kterému by měla být zajištěna související aplikační podpora: počínaje dnem 2. 2. 2025 by již měly být veškeré úkony zapsané v katalogu služeb vykonatelné i elektronicky. Žel příprava aplikační podpory ze strany ohlašovatele agendy (tedy MŠMT) zatím vázne. V důsledku pak řada zřizovatelů ani nemá jasnou představu, co vše bude nezbytné v této souvislosti zajistit.  

Podstatnou roli přitom bude i v oblasti digitálních služeb hrát elektronická spisová služba. Většina z takzvaných obslužných kanálů, se kterými Zákon počítá, totiž končí ve spisové službě poskytovatele služby. Klient má totiž možnost úkon realizovat mimo jiné s využitím své datové schránky, elektronického dokumentu opatřeného uznávaným elektronickým podpisem a zaslaného na elektronickou adresu podatelny školy či prostřednictvím tzv. samoobslužného portálu, na kterém jsou publikovány formuláře, jejichž prostřednictvím může klient, přihlášený s využitím tzv. Kvalifikovaného prostředku elektronické identifikace, digitální úkon realizovat. I proto byly požadavky na funkčnost elektronických systémů spisové služby zpřesněna a zároveň byl do archivního zákona zaveden proces takzvané atestace, jehož cílem je zajistit, aby na trhu byly jen systémy, u kterých je požadovaná funkčnost garantovaně zajištěna. 

Školy navíc budou v některých případech i v postavení klienta. Mezi úkony, které mají být digitalizovány, je například i podání žádosti o akreditaci vzdělávacího programu (U3824) či Žádost o souhlas ke zřízení speciální třídy, oddělení nebo studijní skupiny. Implementace Zákona tak bude mít dopad i do interních procesů škol.  

Pro Řízení školy Vít Cvrček, metodik společnosti Gordic s dvacetiletou praxí ve veřejné správě, působí v pracovních skupinách Hospodářské komory ČR a ICT Unie se zaměřením na legislativu eGovernmentu a elektronickou správu dokumentů